Внутренние аудиты
В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000 организация должна проводить аудиты системы менеджмента качества и регистрировать их результаты. С этой целью в конфигурации предусмотрен документ «Аудит». Документ «Аудит» предназначен для регистрации полной информации по аудитам. В нем фиксируется как область аудита, цель аудита, аудиторская команда, место и дата проведения аудита, так и результаты аудита.
Для того, чтобы запланировать очередной аудит, необходимо создать новый документ «Аудит» и заполнить все реквизиты в закладках «Аудит» и «Характеристики». Аудиты могут планироваться и проводиться различными методами:
- Аудит проводится по определенным процессам, т.е. в качестве области аудита выступает перечень процессов в организации, сотрудники, участвующие в этих процессах, а также проекты, выполняемые в этих процессах. В этом случае в закладке «Аудит» необходимо выбрать «Область аудита» – «Процесс», появится список процессов в организации. Из этого списка необходимо выбрать те процессы, которые будут проверяться на аудите (проставить флажки) и нажать на кнопку «Закончить подбор». Затем нажать на кнопку «Заполнить». После этого появится список сотрудников, которые участвуют в выполнении этих процессов. Если какие-либо сотрудники на данном аудите не будут подвергаться проверке, то необходимо снять с них флажок и нажать «ОК». После этого, таблица с областью аудита автоматически заполнится.
- Аудит проводится по фирме в целом, т.е. проверяются все сотрудники, все процессы и все проекты. Для этого необходимо выбрать «Область аудита» – «Фирма» и нажать на кнопку «Заполнить».
- Проводится аудит одного сотрудника, т.е. проверяется вся деятельность сотрудника: процессы, проекты. Необходимо в реквизите «Область аудита» выбрать сотрудника и нажать на кнопку «Заполнить».
- Проводится аудит подразделения, т.е. проверяются процессы и проекты, в которых участвуют сотрудники одного подразделения. Выбирается «Область аудита» – «Подразделение», и выбрать подразделение. Затем нажать на кнопку «Заполнить».
Процессы и проекты определенного сотрудника можно открыть по двойному щелчку на этом сотруднике в таблице сотрудников в документе «Аудит».
По двойному щелчку на процессе или проекте, отметка о проверке этого процесса или проекта меняет свое значение – «Да» или «Нет».
Также в документе имеется возможность добавлять и удалять сотрудников, процессы и проекты. Для этого предназначены кнопки
Чтобы удалить какую-либо строку таблицы области аудита (сотрудника, процесс или проект), необходимо просто поставить курсор на эту строку и нажать на кнопку
Если необходимо добавить сотрудника, то достаточно нажать на кнопку
Если необходимо добавить процесс сотруднику, то нужно по двойному щелчку на этом сотруднике открыть его процессы и проекты; поставить курсор на этого сотрудника и нажать на кнопку
Аналогично процессам, можно ввести дополнительные проекты (тех, которых нет в документе «Аудит», но которые выполнял сотрудник). Для этого также необходимо по двойному щелчку на данном сотруднике открыть его процессы и проекты, установить курсор на сотруднике и нажать на кнопку
Для формирования плана аудитов в конфигурации используется отчет «План аудитов». Отчет формируется на основе документов «Аудит», расположенных в закладке «Регистрация». В отчет выводится информация о сотрудниках, проверяемых процессах, дате аудита, времени начала и окончания аудита, а также ведущем аудиторе. Отчет формируется как по одному сотруднику, одному процессу, по одному документу «Аудит», по одному аудитору, одному состоянию, так и по всем.
В соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000 организация должна не только регистрировать информацию по аудитам, но и анализировать их результаты. С этой целью в конфигурации предусмотрен отчет «Аудиты». В отчет выводится информация о проведенных за период аудитах: сотрудники, проходившие аудит, проверенные процессы, состояния, результаты аудита, общее заключение, количество выявленных несоответствий и их формулировки. Отчет можно сформировать как по определенному сотруднику, процессу, состоянию, так и по всем.
